一、对永久、长期保存的已破损褪变档案必须全部进行修复和复制。

二、对纸张不规则，破损或卷角、折皱的文件材料应按裱糊技术进行托裱而后复制。

三、对圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写和复写纸复写成的文件材料均应复制。

四、对永久保存的档案，可采用静电复印、打印、铅印等方法复制一份或几份，用以提供利用，以减少原件的机械磨损，要更好地保护原件。

五、建立档案副本的材料不够时，可选择正本的材料进行复制，将复制件存副本，其原件存入正本。

六、复制件应保持文件材料的原样，仔细校对，以防出错。复制件要注明系复制件、复制人、复制时间，并加盖复制机关的印章。复制件应与原件一并立卷，复制件在前，原件在后。

七、严格复制审批制度，一般不复制急件。对确需复制的要请有关业务部门提出书面申请，负责人签字或报主管校领导批准后方可复制。

八、严格加强对复印机的保养和维修，做到专人管理，为了做好档案的复制，复制员要有强烈的责任心，对所复制的文件材料要严格把关、登记、数目清楚。