学生档案管理工作是学校的重要基础工作之一，为了加强学生档案管理，提高学生档案管理工作水平，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，根据《普通高等学校档案管理办法》制订本办法。
青岛大学学生档案管理工作实施校、院两级管理体制，学生工作处是学校学生档案管理的主管部门，在主管校长领导下，由学生工作处制订办法并统一组织实施管理。院学生工作办公室具体分管本院学生档案，接受校学生工作处的指导、监督和检查。
1. 学生工作处由专人负责学生档案工作，会同学院按时完成与教务处的新生档案交接工作。
2. 对学生学籍变动情况进行登记汇总。协调学院做好档案的重新分类工作。
3. 统一部署、指导各院完成毕业生档案的整理、排序、密封及发放工作。
1. 各学院确定一名院领导主管学生档案管理工作，根据院的实际情况，建立院学生档案管理制度，定期研究学生档案管理工作，发挥档案管理在学生工作中的作用。
2. 贯彻执行校学生档案管理工作的政策和规定，接受学生工作处的监督和指导。
3. 负责接收、整理、分类、统计、保管各类学生档案及有关材料。
6. 对学生学籍变动情况进行登记，协助学生工作处做好档案重新分类工作。
7. 对失去保存价值的学生档案，应征求学生工作处的同意。造册报经校领导批准，予以销毁，未经鉴定和同意不得销毁任何档案。
8. 未经校学生工作处的同意，不得向无工作关系的个人借阅档案。
