1 外事档案工作的基本原则
1.1 学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。
1.2 外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
1.3 外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
1.4 外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门专（兼）职档案员负责收集、积累、归档。
1.5 努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学校教学、科研、人才交流服务。
2 外事档案归档范围的确定
2.1 确定的原则
2.1.1 归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2 归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。
2.1.3 归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。
2.2 归档的主要内容和重点
2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件一。
2.2.2 归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
2.2.3 本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。
3 外事文件材料的部门立卷与归档流程
3.1 形成与积累
3.1.1 学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总，整理组卷，按规定向学校档案部门移交。
3.1.2 归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。
3.1.3 外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
3.2 凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。
3.3 整理组卷
3.3.1 根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。
3.3.2 对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。
3.3.3 拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。
3.3.4 外事文件材料，采用卷皮或卷盒方式保管，可以整卷装订，可以组成薄卷，也可以每件文件用缝纫机装订后装盒保管。
3.3.5 幅面大于卷皮或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。
3.3.6 以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号标在非装订线一侧的上角。
以盒（袋）装形式保管的外事文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐项填写。
3.3.7 填写卷内目录。归档的案卷必须填写卷内目录，卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。
每个案卷组成以后，都要填写备考表，写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。
3.3.8 外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同档案馆协商后确定。
3.4归档验收
3.4.1由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷的卷内目录之前。
3.4.2移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期补正。
3.4.3移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查。
3.4.4外事档案在次年6月底前归档。
4外事档案的管理
4.1分类编号
4.1.1按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。
4.1.2根据外事档案的内容构成和形成特点，编制用于档号的二级类目代号简表。
4.1.3外事类档案档号=年度号+外事档案分类号+案卷号
模式如下：
案卷号按最下位类目流水，年度按自然年度，留学生按入学的年度（“级”）。
4.2 编目
4.2.1 在每卷档案脊背上填写档号，也可以另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40毫米处。
4.2.2 编写外事档案目录，按档案归档时间先后顺序，以案卷为对象填写。
4.2.3 按照GB3792.5—85《档案著录规则》编制外事档案案卷级、文件级著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。
4.2.4 认真登记外事档案专题目录、分类目录。
4.3 排架、保管
4.3.1 按档号顺序排架。
4.3.2 按《青岛大学档案部门业务建设规范》第七条要求进行保管。
附件一:
外事类档案归档范围和保管期限表
WS11 综合
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级关于外事工作的文件材料
| 长期
|
2
| 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等
| 长期
|
3
| 外事工作统计报表等
| 永久
|
4
| 外事工作会议材料
| 长期
|
5
| 学校外事工作的请示报告和上级批复
| 永久
|
6
| 学校与外国学校、专家签订的合同、协议书、聘书及专家名册
| 长期
|
WS12 出国（境）
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级对出国（境）人员的有关文件材料
| 长期
|
2
| 国际学术会议论文长期
| 长期
|
3
| 投寄国外的学术论文长期
| 长期
|
4
| 出国（境）人员考察、访问材料长期
| 长期
|
5
| 出国（境）讲学、研究人员有关材料长期
| 长期
|
6
| 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）
| 永久
|
7
| 国际比赛、竞赛长期
| 长期
|
WS13 来校
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件
| 长期
|
2
| 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料
| 长期
|
3
| 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料
| 永久
|
4
| 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料
| 长期
|
5
| 国际比赛、竞赛
| 长期
|
WS14 国际合作与会议
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录
| 永久
|
2
| 本校完成的国际合作项目、成果等材料
| 永久
|
3
| 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料
| 长期
|
4
| 授予外籍人员名誉称号的材料
| 永久
|
5
| 双方互赠的礼品、纪念品
| 长期
|
6
| 国际会议的有关材料
| 长期
|
WS15 外国留学生工作
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 录取审批材料
| 永久
|
2
| 学籍登记表、学籍卡片
| 永久
|
3
| 教学计划、大纲、安排
| 长期
|
4
| 学习情况、成绩及评语
| 永久
|
5
| 学位论文及学位证书复印件
| 长期
|
6
| 学生名册
| 永久
|
7
| 学生去向及有关材料
| 长期
|
附件二:
外事类档案二级类目代号简表
WS
11综合
12出国（境）
国际合作与会议材料入WS14
13来校
外国留学生工作材料入WS15，国际会议与合作材料入WS14
14国际合作与会议
15外国留学生工作
