1．1 凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。
1．2 党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
1．3 党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。
1．4 党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各学院、各部门的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
1．5 学校各学院、各部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同校档案部门认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。
1．6 要努力实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。
2．1．1 归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2．1．2 归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
2．1．3 归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
2．2．1 归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会、人物、声像管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件一、二。
2．2．2 归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
3．1．1 学校各学院、各部门均为立卷单位，分工归口立卷。
3．1．2 各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，参照附件一，编制案卷类目。
3．1．3 每一个立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。
文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
3．2．2．1 中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。
3．2．2．2 以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档（重要的应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档（重要的也应存两份以上）。
3．2．2．3 党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。
3．2．2．4 校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。
3．2．2．5 两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。
3．2．2．6 各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。
3．2．2．7 重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。
按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：
3．2．3．1 检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。
3．2．3．2 检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
3．2．3．3 检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。
3．2．3．4 检查案卷文件数量。一般不超过２００页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。
先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。
立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。
3．2．5．2 立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行：
会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；
非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；
人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；
统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；
学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；
3．2．6 卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：
3．2．7 对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。
3．2．8 成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。
卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。
卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角，卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加［ ］号。
日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“•”号。
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。
3．2．11 拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××来往文书”；除了非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”。
文书立卷部门整理好案卷，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录，在次年六月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。
4．1．1 按《中国档案分类法——教育档案分类表》分类标引，给出检索分类号。
4．1．2 根据学校党、政档案的内容特点和形成规律，编制用于档号的二级类目代号简表。
4．1．3 党群（行政）类档案档号=年度号+党、政档案分类号+案卷号
4.2.1 档案部门对接收的案卷，在其卷脊档号栏书写档号，也可以帖上注有档号的标签。标签下沿的位置距案卷脊背底边４０毫米处。
4.2.3 及时将著录数据存贮到计算机中，用计算机进行管理，并与学校信息系统联网。
4.3.1 将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。
4.3.2 保管要求按《青岛大学档案部门业务建设规范》第七条执行。
3本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久
4党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久
5党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久
7校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久
8党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久
13党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期
19分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长期
3纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计报表永久
2本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久
（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。
（2）提案及办理情况、会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。
（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样。
4本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久
6副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）永久
11关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期
15本校出席全国、省、市党代会名单、登记表及有关材料长期
16入党积极分子培训学习计划、通知、名册及有关材料长期
7本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永久
8学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结 永久
4本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料 永久
2工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久
3教代会、职代会、会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）长期
9妇女工作材料（“三八”红旗手、先进集体的材料入此）长期
12有关计划生育工作的请示、报告及批复、统计报表永久
13关于计划生育工作的计划、总结、规定、办法及会议记录永久
2本校团代会、学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久
14本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期
2全校性的规章制度(规定、办法、条例、通知、通报、布告) 永久
7校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 长期
12本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷） 长期
3人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录永久
15教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久
17教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）长期
21教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）长期
25教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期
4报送财务决算审计报告及对学校有关单位审计的报告、结论和决定等材料长期
3本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久
4本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期
5本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期
4档案、图书工作发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久
