国际会议是指专业性较强的，与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、报告会、交流会等。此处的3个国家和地区包括中国。国际会议以其直接、快捷、广泛的学术交流形式成为信息传播的主要途径之一，是青岛大学开展国际交流与合作的重要渠道。

一、申报程序

（一）预报

国际会议需要先预报后申报。未经预报的会议原则上不受理，坚决杜绝事先对外承诺后预报的现象。提前一年预报下一年度全年拟计划申办的国际会议（一般在每年的10月底、11月初预报，具体时间，以教育厅通知为准）。

（二）申报

1.会议计划举办时间前4—5个月，由会议负责人（或联系人）向国际交流合作处提交申报材料，经初审通过后，会议主办院系向学校提交举办会议内部请示。

2.经国际合作处、校领导审核批准后，由学校正式发文，在会议计划举办时间前3—4个月上报教育厅审批；会议举办单位在会议获教育厅批准后，方可启动各项会议程序。未按规定时间提交的会议申报，教育厅原则上不予受理。

（三）审批

1.青岛大学举办国际会议在校内实行“三级审批制度”：主办院系需对会议的学术性和会议保密问题履行审核职责，上报后经过人文社科处/科科技处会签、国际交流合作处审核，最后报送主管校长审批。此后上报至教育厅并获得批件。

2.会议获得批准后不得随意改变会议的名称、主题、规模、举办时间和地点等。如确需更改，须在原定会议举办时间前1个月向国际交流合作处提出申请，经学校同意后上报教育厅审批。

（四）总结

在会议举办后2个周以内，报送会议举办基本情况及学术总结。